ABC des öffentlichen Beschaffungswesens: Welche Produkte unterliegen der öffentlichen Beschaffung und welche Schwellenwerte gelten? Informationsserie 3/5

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Das letzte Mal haben wir in unserer Serie über das öffentliche Beschaffungswesen erläutert, welche Einrichtungen den Verfahren der öffentlichen Auftragsvergabe unterliegen.

Zur Erinnerung: Die für die Erstellung dieser Serie ausgewählten Fragen sind diejenigen, die am häufigsten von ARTISET-Mitgliedern und/oder CADHOM-Kunden gestellt werden. Alle Antworten auf diese Fragen wurden von den Rechtsgutachten zweier auf öffentliche Aufträge spezialisierter Kanzleien sowie von der Expertise unseres Einkaufsteams inspiriert.

Heute beantworten wir folgende Fragen: Welche Einkäufe unterliegen den Verfahren für öffentliche Aufträge und welche Schwellenwerte gelten?

Gelten die Verfahren des öffentlichen Beschaffungswesens für alle Einkäufe (Warengruppen)?

Bevor wir auf diese Frage antworten, ist es wichtig, Ihren Status zu analysieren und festzustellen, ob Ihre Einrichtung den Verfahren für öffentliche Aufträge unterliegt.

Wie in unserer letzten Information betont, ist dies die erste Bedingung, die es zu berücksichtigen gilt, bevor man sich mit den betreffenden Produktgruppen befasst. In diesem speziellen Fall unterliegen alle Ihre Ausgaben, abgesehen von wenigen Ausnahmen (auf die wir am Ende dieser Nachricht eingehen werden), den geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen auf Bundes- und Kantonsebene.

Das zu befolgende Verfahren hängt von der Art sowie der Dauer des Auftrags ab, und den berechneten Kosten über die geplante Zeitspanne.

Die betroffenen Arten von Einkäufen sind sehr vielfältig:

Dies betrifft sowohl den Bereich der Versorgungsgüter, zu denen Produktgruppen wie Inkontinenzartikel, Handschuhe oder Verwaltungsbedarf gehören, als auch den Bereich der Investitionsgüter wie Büromöbel oder Computerhardware, die einer buchhalterischen Abschreibung unterliegen.

Es umfasst auch Bauarbeiten, wie z. B. Maurer- und Klempnerarbeiten oder die umfassende Renovierung von Gebäuden.

Und schliesst auch Dienstleistungsaufträge ein, wie die Beauftragung von Reinigungsdiensten für Räume oder Kleidung, die Beauftragung eines IT-Unternehmens oder einer Beratungsfirma.

Welche Schwellenwerte und Verfahrensschritte sind gesetzlich festgelegt?

Um das Verfahren zu bestimmen, auf das man sich beim Erwerb einer Ware, einer Dienstleistung oder einer Leistung beziehen muss, muss man:

Die Produktegruppen definieren

Die Art des Auftrags (Lieferungen, Dienstleistungen, Bauarbeiten) definieren

Den Berechnungszeitraum über die Vertragsart festlegen (befristet oder unbefristet)

Die Höhe der Ausgaben über den festgelegten Zeitraum berechnen

Sich auf die Schwellenwerte und Verfahren der IVöB beziehen.

Um die Höhe der Ausgaben für einen Auftrag zu berechnen, ist es entscheidend, sich auf den Vertrag zu beziehen:

Bei einem befristeten Vertrag wird der Auftragswert auf der Grundlage der kumulierten Ausgaben während der angegebenen Laufzeit berechnet, einschliesslich eventueller Verlängerungsoptionen. In der Regel darf die Laufzeit eines befristeten Vertrags fünf Jahre nicht überschreiten.

Bei unbefristeten Verträgen wird der Auftragswert berechnet, indem die monatlichen Beträge mit 48 Monaten (das heisst, einer Laufzeit von 4 Jahren) multipliziert werden.

Wenn Sie also Desinfektionsmittel (eine einzelne Produktgruppe) vom Lieferanten X im Rahmen eines bestimmten Vertrags kaufen, wird die Gesamtsumme der Käufe während der Vertragslaufzeit berücksichtigt. Bitte beachten Sie, dass dieser Zeitraum einschliesslich Verlängerung nicht länger als fünf Jahre sein darf (z. B. ein Jahresvertrag, der jedes Jahr verlängert wird).
Wenn Sie hingegen dieselbe Produktegruppe von Anbieter Y mit einem unbefristeten Vertrag (oder ohne Vertrag) kaufen, müssen Sie Ihre monatlichen Ausgaben mit 48 multiplizieren, da ein Zeitraum von vier Jahren berücksichtigt werden muss (oder Ihre jährlichen Ausgaben mal 4).

Sind die Art des Auftrags und der Ausgabenbetrag festgelegt, müssen Sie sich nur noch auf die in der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB 2019) festgelegten Schwellenwerte beziehen, um das passende Verfahren anzuwenden.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, die Regeln für das öffentliche Auftragswesen sehen Ausnahmen für eine begrenzte Anzahl von Aufträgen und bestimmte Einrichtungen vor.

So unterliegen beispielsweise der Erwerb, die Miete und das Leasing von Grundstücken, Gebäuden und Einrichtungen, die Einstellung von Personal sowie Verträge mit Behinderteneinrichtungen, Wohltätigkeitsorganisationen und Strafvollzugsanstalten nicht dem Ausschreibungsgesetz.

Ausnahmsweise und unter bestimmten Umständen kann eine Vergabebehörde trotz Überschreitung der Schwellenwerte für ein Einladungsverfahren oder ein offenes/selektives Verfahren einen freihändigen Auftrag vergeben. Dies kann der Fall sein, wenn es aufgrund bestimmter technischer oder kontextueller Merkmale keine gültigen Alternativen zu dem angefragten Anbieter oder dem konsumierten Produkt gibt.

Dies gilt auch, wenn der Antragsteller in einer Notsituation handelt.

Nächste Woche erklären wir Ihnen ausführlich die verschiedenen oben in der Tabelle erwähnten Verfahren für öffentliche Aufträge.

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Nützliche offizielle Informationen:
https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2020/126/de
https://www.bpuk.ch/bpuk/konkordate/ivoeb/ivoeb-2019

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