ABC des öffentlichen Beschaffungswesens: Was ist ein öffentliches Vergabeverfahren ? - Informationsserie 4/5

Je nach Art des Auftrags (Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge) und dem finanziellen Schwellenwert verlangt der Anwendungsbereich von Ihnen, dass Sie unterschiedliche Verfahren befolgen.

• Beim freihändigen Verfahren vergibt die Vergabebehörde (Sie oder ein Dritter) einen Auftrag direkt, ohne “stark dokumentierte” Ausschreibungsverfahren durchlaufen zu müssen.

In diesem Fall besteht die Rolle des öffentlichen Auftraggebers darin, Vergleichsangebote von mehreren Anbietern auf der Grundlage des angegebenen Bedarfs einzuholen. Sobald diese Angebote vorliegen, hat der öffentliche Auftraggeber das Recht, mit den Bietern zu verhandeln, um den Auftrag endgültig zu vergeben (das freihändige Verfahren ist das einzige Verfahren, bei dem direkte Verhandlungen zulässig sind).

Ziel dieses Austauschs und der Verhandlungen ist es, wie bei jedem Ausschreibungsverfahren, Transparenz und Fairness in den Vordergrund zu stellen und auf einfache Weise das wirtschaftlich günstigste Angebot im Hinblick auf die Bedürfnisse zu fördern.

Die Dauer eines solchen Verfahrens hängt unter anderem von der Komplexität der Produkte und der Verfügbarkeit von Lieferanten ab; sie reicht von einigen Tagen bis zu mehreren Wochen.

• Im Einladungsverfahren muss die Vergabestelle umfassendere Unterlagen erstellen und eine echte Ausschreibung einrichten, die sie an mindestens drei Bieter verschickt.

Konkret muss die Vergabestelle klare und prägnante Dokumente erstellen, die es den Anbietern ermöglichen, auf präzise und dokumentierte Bedürfnisse zu antworten. Er muss auch Bewertungskriterien aufstellen, um einen fairen Zuschlag anhand vorher festgelegter Kriterien zu erteilen.

Anschliessend muss er mindestens drei Bieter bestimmen, die in der Lage (geeignet) sind, die Anforderungen zu erfüllen, und denen er die Unterlagen direkt zusenden wird.

Sobald die Angebote eingegangen sind, wird die Vergabestelle sie anhand der angekündigten Kriterien bewerten und das günstigste Angebot erhält den Zuschlag.

• Beim offenen Verfahren wird der Auftrag im Rahmen einer offenen Ausschreibung öffentlich ausgeschrieben.

Die Ausschreibung muss in Form eines vollständigen Dossiers (technische und administrative Spezifikationen, Bewertungsanhänge usw.) erstellt werden, das unter anderem die genauen Merkmale des gewünschten Bedarfs, die logistischen und organisatorischen Erwartungen sowie Kriterien für die Eignung und Bewertung der Bieter enthält.

Die Unterlagen müssen auf einer offiziellen Plattform, z. B. https://simap.ch/, veröffentlicht werden, damit nationale und/oder internationale Bieter (je nachdem, wie offen die Ausschreibung ist) darauf antworten können.

Nach Ablauf der Frist für die Einreichung von Angeboten bewertet die Vergabestelle die Unterlagen und vergibt den Auftrag an das Angebot, das die Bedürfnisse anhand der Bewertungskriterien am besten erfüllt. Anschliessend, nach Ablauf der 20-tägigen Frist für eventuelle Beschwerden, kann die Vergabestelle den Vertrag abschliessen und die Produkte der Bieter bestellen.

Die Gesamtdauer dieser Art von Verfahren ist recht lang. Im Durchschnitt werden 6 Monate zwischen der Erstellung der Spezifikationen und dem Erhalt der vertraglich vereinbarten Produkte benötigt.