Nicola Iannarone

Selon le type de marché (fournitures, services et constructions) et le seuil financier, le champ d’application vous demande de suivre des procédures distinctes.

• Dans la procédure de gré à gré, le pouvoir adjudicateur (vous ou un tiers) attribue directement un marché, sans devoir passer par des procédures d’appel d’offres « fortement documentées ».Dans ce cas, le rôle de l’adjudicateur est de demander des offres comparatives auprès de plusieurs fournisseurs, basées sur des besoins énoncés. Une fois ces offres obtenues, le pouvoir adjudicateur a le droit de négocier avec les soumissionnaires en vue de l’attribution définitive du marché (la procédure de gré à gré est la seule procédure autorisant les négociations directes).

Le but de ces échanges et négociations est, comme toute procédure d’appel d’offres, de privilégier la transparence et l’équité et de favoriser de manière simple l’obtention de l’offre la plus avantageuse au regard des besoins.

La durée de ce genre de procédure dépend notamment de la complexité des produits et de la disponibilité des fournisseurs ; elle varie de quelques jours à plusieurs semaines.

• Dans la procédure sur invitation, l’adjudicateur doit établir des documents plus complets et mettre en place un réel appel d’offres, qu’il enverra au moins à 3 soumissionnaires.

Concrètement, l’adjudicateur doit établir des documents clairs et concis, permettant aux soumissionnaires de répondre sur des besoins précis et documentés. Il doit aussi mettre en place des critères d’évaluation, à des fins d’adjudication juste au regard de critères préalablement déterminés.

Il doit ensuite déterminer au minimum 3 soumissionnaires, capables (aptes) de répondre aux besoins, à qui il enverra directement les dossiers.

Une fois les offres reçues, l’adjudicateur les évaluera en fonction des critères annoncés et l’adjudication sera faite à l’offre la plus avantageuse.

• Dans la procédure ouverte, le marché fait l’objet d’un appel d’offres ouvert à la concurrence publique.

L’appel d’offres doit être constitué sous forme de dossier complet (cahier des charges technique, administratif, annexes d’évaluations etc…) contenant, entre autres, les caractéristiques précises des besoins souhaités, les attentes logistiques et organisationnelles, ainsi que des critères d’aptitude et d’évaluation des soumissionnaires.

Le dossier doit être publié sur une plateforme officielle, par exemple https://simap.ch/ afin que les soumissionnaires nationaux et/ou internationaux (en fonction du degré d’ouverture de l’appel d’offres) puissent y répondre.

Une fois le délai de soumission écoulé, l’adjudicateur évalue les dossiers et attribue le marché à l’offre répondant le mieux aux besoins, au regard des critères d’évaluation. Par la suite, une fois le délai des 20 jours pour d’éventuels recours écoulé, l’adjudicateur peut contractualiser le marché et commander les produits des soumissionnaires.

Le délai total de ce type de procédure est assez long. En moyenne 6 mois sont nécessaires entre la constitution des cahiers des charges et la réception des produits contractualisés.